Veri Koruma

Doküman Adı: Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası
Doküman İçeriği: Bu politikanın amacı, Teknasyon Yazılım Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından Kişisel Verilerin saklanması, imha edilmesi ve anonimleştirmesine yönelik esasları belirlemektir.
Referans / Gerekçe 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
Onaylayan Teknasyon Yazılım Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Yönetim Kurulu

İçindekiler

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA, İMHA VE ANONİMLEŞTİRME POLİTİKASI    3

I.    KAPSAM    3

II.    TANIMLAR    3

III.    AMAÇ VE KAPSAM    5

IV.    KAYIT ORTAMLARI    6

V.    KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR    6

VI.    KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İŞLENMESİ VE İMHASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER    8

VII.    KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ BİR ŞEKİLDE İFŞASI    9

VIII.    KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI    10

IX.    KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ    11

X.    SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ    16

XI.    SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALACAK KİŞİLERİN BİLGİLERİ    17

XII.    POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER    18

XIII.    POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ    18

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA, İMHA VE ANONİMLEŞTİRME POLİTİKASI

  • KAPSAM
    • İşbu Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası (“Politika”); Teknasyon Yazılım Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Teknasyon”) Kişisel Verileri işlediği herhangi bir sürece dâhil olan tüm departmanlarını, çalışanlarını ve 3. partileri kapsamaktadır. 
    • İşbu Politika; Teknasyon’un Kişisel Veriler üzerinde uygulayacağı tüm İmha faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü İmha gereksinimi sonucunda uygulanacaktır.
    • İşbu Politika Kişisel Veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır. 
    • Konuyla alakalı yeni mevzuatın belirlenmesi veya ilgili mevzuatın güncellenmesi durumunda, Teknasyon Politikası’nı ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek mevzuat gerekliliklerine uyacaktır.
    • İşbu Politika’nın Teknasyon tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olduğuna kanaat getirildiği durumlarda, Teknasyon uygulayacağı adımları gerek görülmesi durumunda yeniden belirleyebilecektir.
  • TANIMLAR

Doküman Bilgileri

Doküman Adı:

Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası

Doküman İçeriği:

Bu politikanın amacı, Teknasyon Yazılım Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından Kişisel Verilerin saklanması, imha edilmesi ve anonimleştirmesine yönelik esasları belirlemektir.

Referans / Gerekçe

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

Onaylayan

Teknasyon Yazılım Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Yönetim Kurulu

Kişisel Verilerin Korunması ve Gizliliği Politikası içerisinde bulunan tanımlar işbu Politika için de geçerlidir.

  • AMAÇ VE KAPSAM
    • İşbu Politika, Kanunun 7.maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde yer alan Kişisel Verilerin Silinmesinden, Yok Edilmesinden veya Anonim Hale Getirilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler hakkında uygulanacak ve Teknasyon ile Teknasyon’un sözleşmesel olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından uyulması gereken esasları belirleyecektir. 
    • Yönetmelik uyarınca Teknasyon, Sicile kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak, Kişisel Verileri, uhdesinde bulunan Veri Envanteri’ne uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde Silmek, Yok Etmek ya da Anonim Hale Getirmek için bir Politika hazırlamak ve bu Politikaya uygun hareket etmek ile yükümlüdür. Bu kapsamda Teknasyon, sayılan yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işbu Politika’yı hazırlamıştır.
    • Kişisel Verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:
      • Kanunun 4. maddesindeki genel ilkelere ve Yönetmelik’in 7. maddesindeki ilkelere uyulacaktır.
      • Teknasyon, Kişisel Verileri saklarken yahut Silerken, Yok Ederken veya Anonim Hale Getirirken, Kanunun 12. maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, KVK Düzenlemelerine ve Politikaya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder. 
      • Teknasyon, bünyesinde bulundurduğu Kişisel Verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi sırasında İşbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.
  • KAYIT ORTAMLARI
    • Teknasyon, işbu Politika ile Kişisel Veri içeren ve aşağıda sayılmış olan ortamlar ve bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki Kişisel Verileri Politikanın kapsamına dahil etmeyi kabul eder:
      • Teknasyon adına kullanılan bilgisayarlar/sunucular
      • Ağ cihazları,
      • Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
      • Bulut sistemleri,
      • Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,
      • Kağıt,
      • Mikrofiş,
      • Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler,
      • Manyetik bantlar,
      • Optik diskler,
      • Flash hafızalar.
  • KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR

Aşağıda belirtilen kapsamda bir ihlal olması durumunda potansiyel güvenlik ihlal durumu kabul edilerek Teknasyon tarafından önlem alınacaktır. Teknasyon, Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

    • Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Durumlar


Teknasyon; (i) kanunlarda açıkça öngörülmesi, (ii) fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, (iii) bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, (iv) hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması (v) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, (vi) Veri Öznesi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Veri Sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde Kişisel Verileri mevzuata uygun olarak saklamakla yükümlüdür. Teknasyon ayrıca; (i) Açık Rıza alınması, (ii) Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde yer verilen istisnaların bulunması durumunda Kişisel Verileri saklama hakkını haizdir. 

    • Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Durumlar


      • Kanun’a Aykırılık


Teknasyon, Kişisel Verileri Kanun’da belirtildiği şekle aykırı olarak işlemeyeceğini taahhüt eder. 


Teknasyon, Kanun’un 5 ve 6. maddelerindeki Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnalar mevcut olmadığı sürece;


  • Kanun’da belirtilen istisnalar dışında Açık Rızasını almadığı kişilerin Kişisel Verilerini saklamaz.
  • Teknasyon, Özel Nitelikli Kişisel Verileri sakladığı durumlarda, verileri KVK Düzenlemelerine bağlı kalarak [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite’nin] bilgisi dâhilinde işler. Bu kapsamda Kanun’un 6(4) maddesi kapsamında Kurul tarafından belirlenmiş ya da belirlenecek tedbirleri alır.


      • Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması

Teknasyon, veri işlenme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğunu tüm çalışanları ile paylaşır.


Çalışanlar, veri işlenme şartlarının tamamının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam edemez. Teknasyon Bilgi Teknolojileri Bölümü, şartların ortadan kalktığı Kişisel Verileri işbu Politika’ya uygun bir şekilde Silmek, Yok Etmek ya da Anonim Hale Getirmekle yükümlüdür. 


Teknasyon aşağıda listelenen ve Yönetmelik içinde de belirtilen ilgili durumlarda veri işlenme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder:

  • Kişisel Verileri işlemeye esas teşkil eden KVK Düzenlemelerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,
  • Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
  • Kişisel Verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel Verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,
  • Kişisel Verileri işlemenin sadece Açık Rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, Veri Öznesinin rızasını geri alması,
  • Veri Öznesinin, Kanunun 11.maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde Kişisel Verileri işleme faaliyetine ilişkin usule uygun başvuru yapması,
  • Veri Sorumlusunun, Veri Öznesi tarafından Kişisel Verilerinin Silinmesi veya Yok Edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel Verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, Kişisel Verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.


  • KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İŞLENMESİ VE İMHASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER

Teknasyon, Kişisel Verilerin hukuka uygun şekilde saklanması, işlenmesi ve erişimini sağlamak için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetlerine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

    • Teknik Tedbirler

Teknasyon tarafından Kişisel Verilerin hukuka aykırı saklanması, işlenmesi ve erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

      • Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
      • İş birim bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak yetki matrisi oluşturulmuş, kişisel hesap yönetimi sistemi kurulmuş ve şifreleme sistemleri aktive edilmiştir. 
      • Bu kapsamda virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılım ve donanımlar kurulmakta, log kayıtları tutulmakta, düzenli yedeklemeler yapılmaktadır. 
      • Ağ güvenliğini sağlamak için gerekli yazılım ve donanım kurulmakta, yetki kontrolleri ve sızma testleri 6 aylık aralıklarla gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda güvenlik duvarları ve saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır. 
      • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite’ye] raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
      • Açık Rıza alınmayan ve kanuni istisnalar arasına girmeyen veriler maskelenerek kullanılmaktadır
      • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmekte ve bu kişiler kurulmuş olan varsa Komite’nin daimi üyesi yapılmaktadır.
    • İdari Tedbirler

Teknasyon tarafından Kişisel Verilerin hukuka aykırı saklanması, işlenmesi ve erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

      • Teknasyon çalışanlarına Kişisel Verileri Koruma mevzuatı kapsamında bilgilendirmiş ve bu konuda gerekli eğitimlerden geçirmiştir. Eğitimler kapsamında, çalışanlara rolleri ve sorumlulukları anlatılmış, “yasaklanmadıkça her şey serbest” değil “izin verilmedikçe her şey yasak” prensibi hakkında bilgilendirme yapılmıştır. Çalışanlar ile, öğrendikleri Kişisel Verileri KVK Düzenlemelerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı, işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda gizlilik sözleşmesi imzalanarak Kişisel Verilerin korunması adına gerekli taahhütler alınmıştır.  Bu kapsamda çalışan iş sözleşmeleri ve disiplin yönetmeliklere Kanun’a uygun hükümler eklenmiştir. Şirket içi organizasyonlarında, bu taahhütlere ve sair gizlilik yükümlülüklerine uyulmaması durumunda işletilecek disiplin süreçlerini hazırlamıştır.
      • Teknasyon çalışanlarını 6 aylık aralıklarla bilgilendirmeye devam edeceğini ve bilgilerini güncel tutacağını taahhüt etmektedir.
      • Sicile bildirim yapılabilmesi için gerekli hazırlıklarını tamamlamıştır.
      • İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde Kişisel Verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmış ve uygulanmaktadır. 
      • Teknasyon tarafından Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Verilerin aktarıldığı kişilerin, Kişisel Verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
      • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında işbu Politika kapsamında gerekli düzenlemeleri yapmıştır
      • Veri Envanteri hazırlanmış ve Kişisel Verilerin işlenmesi, muhafazası ve aktarılmasına ilişkin sözleşmelerde gerekli hükümlere yer vermiş,
      • Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler için gerekli hazırlıklar yapılmıştır. Risk Analizleri gerçekleştirilerek gerekli önlemler alınmıştır.
      • İhlal durumunda kurumsal iletişim prosedürleri ve bilgilendirme süreçleri işbu Politika’da belirleniştir.


    • Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Teknasyon, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, [atadığı Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya kendi bünyesinde oluşturduğu Komite] aracılığı ile gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.  

  • KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ BİR ŞEKİLDE İFŞASI 

Teknasyon Kanun’da, KVK Düzenlemelerinde ve işbu Politikada yer verilen Kişisel Veri güvenliği yükümlülüklerinin ihlali durumlarında izlenecek prosedürü işbu Politika kapsamında düzenlemiştir.

    • Teknasyon Bünyesinde Gerçekleşen İhlaller

Bir Teknasyon çalışanı herhangi bir ihlal tespit etmesi veya olası bir ihlalle karşılaşması durumunda ilgili departman direktörünü durumdan derhal haberdar eder, ihlalin nasıl farkına varıldığı ve nereden kaynaklandığı konusunda departman sorumlusunu bilgilendirir. Departman direktörü ihlali devam ediyorsa durdurmak ve sona ermişse boyutunu tespit etmek adına ilk önlemleri alır ve [Veri Sorumlusu Temsilcisini ve/veya Komite’yi] durumdan haberdar eder. [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite], ihlal karşısında önlem alması için IT departmanından destek alır ve hukuk departmanı ile iletişime geçer. [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite] ihlalin boyutu, kapsamı ve sonuçlarını raporlayarak Yönetim Kurulu ve Kurum ile paylaşır.  

    • Üçüncü Kişiler Bünyesinde Gerçekleşen İhlaller

[Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite], Teknasyon’un çalıştığı üçüncü bir kişinin herhangi bir ihlal tespit etmesi veya olası bir ihlalle karşılaşması durumunda, haber verilmesini takip eden 12 saat içerisinde hukuk departmanı ve gerekiyorsa IT departmanı ile iletişime geçer. [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite] ihlalin boyutu, kapsamı ve sonuçları hakkında karşı taraftan elde ettiği bilgileri raporlayarak Yönetim Kurulu ve Kurum ile paylaşır.  

  • KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

Kişisel Verilerin İmhası, verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde sağlanabilir. İmha işlemindeki amaç, kalan veriler ile gerçek kişiye ulaşabilmenin mümkün olmamasıdır. Teknasyon, Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

    • Kişisel Verilerin Silinmesi

Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi; söz konusu Kişisel Verilerin İlgili Kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Veri Sorumlusu, ilgili politika ve prosedürlerinde Kişisel Verilerin Silinmiş sayılması için Yönetmelik madde 7(3)’te belirtilen koşulların nasıl sağlandığını açıklar. Herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi; tarama yoluyla veya sayısallaştırılmadan elektronik ortama aktarılan kağıt halindeki gerekli olmayan Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi yoluyla gerçekleştirilme işlemi, Teknasyon’un verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda yapılır ve Teknasyon, Kişisel Verileri Sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirir. Teknasyon, bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti eder. Bu garanti, Teknasyon’un sorumluluğu altındadır. 

Belirtilen Silme yöntemleri, Yönetmelik’e bağlı olup ilgili durumlarda güncellenmesi Teknasyon’un sorumluluğundadır.

    • Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Yok Etme işlemi, Teknasyon’un verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır ve Teknasyon bu verileri erişilemeyecek, tekrar kullanılamayacak ve tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür.

Yok Etme işlemleri sırasında Teknasyon çalışanları ve ilgili departmanlar [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite]’ye yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise Teknasyon gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır. 

    • Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Anonim Hale Getirme işlemi, Teknasyon’un Kişisel Verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. 

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknasyon içerisinde veri sahibi iş biriminin görevidir. Veri sahibi iş birimi, verilerin Yok Edilmesi için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla Teknasyon’un farklı departmanlarından destek alabilir.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi sırasında Teknasyon, işbu Politika kapsamında belirtilen yöntemleri kullanılabilir. Uygulanacak yöntemin doğruluğundan emin olunamadığı durumlarda [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite]’ye danışılmalıdır.

  • KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ

Kişisel Verilerin İmhası için Teknasyon, imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri işbu Politika’da tanımlar. Veri sahibi iş birimi, İşbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre belirleyerek uygulamakla yükümlüdür. 

    • Silme

Kişisel Verilerin Silinmesi sırasında Teknasyon çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek silme işlemini gerçekleştirir:

      • Bulut Sistemleri

Bulut sisteminde bulunan veriler silme komutu verilerek Silinir. Teknasyon, anılan işlemi gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat eder.

  • Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında bulunan Kişisel Veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki Kişisel Verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak İlgili Kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

  • Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

Dosya işletim sistemindeki Silme komutu ile silinir veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcının erişim hakları kaldırılır. Anılan işlem gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

  • Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarındaki Kişisel Veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir.

  • Veri Tabanları

Kişisel Verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

    • Yok Etme

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi sırasında Teknasyon çalışanları, aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek Yok Etme işlemini gerçekleştirir:

  • Üzerine Yazma

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 8 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

  • Manyetize Etme

Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

  • Fiziksel Yok Etme

Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.

  • Bulut Sistemleri

Bulut sistemleri üzerinde tutulan Kişisel Verilerin yok etme bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından Kişisel Verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının İmha edilmesi işlemidir.

  • Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan ve Kişisel Verileri barındıran, mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken yok etme işlemidir. Bu tip yok etme işlemlerinin, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.

  •  Kağıt ve Mikrofiş Ortamlarında Yer Alan Kişisel Verilerin yok edilmesi

Söz konusu ortamlardaki Kişisel Veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortam yok edilir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür.


Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan Kişisel Verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre yukarıda belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

    • Anonim Hale Getirme

Anonim Hale Getirme işleminin uygulanması sonucunda elde edilen veriler Veri Öznesinin kimliğinin saptanabilmesinin engeller veya bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybeder.

Teknasyon, bir Kişisel Verinin Silinmesi ya da yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesine karar vermesi durumunda için aşağıdaki şartları yerine getirir:

  • Anonim Hale Getirilmiş veri kümesinin bir başka veri kümesiyle birleştirilerek anonimliğin bozulamaması,
  • Bir ya da birden fazla değerin bir kaydı tekil hale getirebilecek şekilde anlamlı bir bütün oluşturulmaması,
  • Anonim Hale Getirilmiş veri kümesindeki değerlerin birleşip bir varsayım veya sonuç üretebilir hale gelmemesi.

Yukarıda sayılan riskler sebebiyle Teknasyon, Anonim Hale Getirdiği veri kümeleri üzerinde düzenli kontroller yapar ve anonimliğin korunduğundan emin olur.

Aşağıda belirtilen Anonim Hale Getirme yöntemleri uygulanırken Teknasyon tarafından verinin niteliği, büyüklüğü, fiziki ortamlarda bulunma yapısı, çeşitliliği, sağlanmak istenen fayda / işleme amacı, işleme sıklığı, aktarılacağı tarafın güvenilirliği, Anonim Hale Getirilmesi için harcanacak çabanın anlamlı olması, anonimliğinin bozulması halinde ortaya çıkabilecek zararın büyüklüğü, etki alanı, dağıtıklık/merkezilik oranı, kullanıcıların ilgili veriye erişim yetki kontrolü, anonimliği bozacak bir saldırı kurgulanması ve hayata geçirilmesi için harcanacak çabanın anlamlı olması ihtimalini dikkate alınır.

Bir veriyi Anonim Hale Getiren Teknasyon, Kişisel Veriyi aktardığı diğer kurum ve kuruluşların bünyesinde olduğu bilinen ya da kamuya açık bilgilerin kullanılması ile söz konusu verinin yeniden bir kişiyi tanımlar nitelikte olup olmadığını, yapacağı sözleşmelerle ve risk analizleriyle kontrol eder.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi sırasında Teknasyon çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek Anonim Hale Getirme işlemini gerçekleştirir:

      • Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri    

Değer düzensizliği sağlamayan yöntemlerde veri kümesinin sahip olduğu değerlerde bir değişiklik ya da ekleme, çıkartma işlemi uygulanmaz, bunun yerine kümede yer alan satır veya sütunların bütününde değişiklikler yapılır

  • Değişkenleri Çıkartma

Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan bütünüyle silinerek çıkartılmasıyla sağlanan bir Anonim Hale Getirme yöntemidir. Böyle bir durumda tablodaki bütün sütun tamamıyla kaldırılacaktır.

  • Kayıtları Çıkartma

Bu yöntemde ise veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonimlik kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür

  • Bölgesel Gizleme

Bölgesel gizleme yönteminde de amaç veri kümesini daha güvenli hale getirmek ve tahmin edilebilirlik riskini azaltmaktır. Belli bir kayda ait değerlerin yarattığı kombinasyon çok az görülebilir bir durum yaratıyorsa ve bu durum o kişinin ilgili toplulukta ayırt edilebilir hale gelmesine yüksek olasılıkla sebep olabilecekse istisnai durumu yaratan değer “bilinmiyor” olarak değiştirilir.

  • Genelleştirme

İlgili Kişisel Veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir. Genelleştirme işlemi sonucunda elde edilen yeni değerler gerçek bir kişiye erişmeyi imkansız hale getiren bir gruba ait toplam değerler veya istatistikleri gösterir.

  • Alt ve Üst Sınır Kodlama

Alt ve üst sınır kodlama yöntemi belli bir değişken için bir kategori tanımlayarak bu kategorinin yarattığı gruplama içinde kalan değerleri birleştirerek elde edilir. Genellikle belli bir değişkendeki değerlerin düşük veya yüksek olanları bir araya toplanır ve bu değerlere yeni bir tanımlama yapılarak ilerlenir.

  • Global Kodlama

Global kodlama yöntemi alt ve üst sınır kodlamanın uygulanması mümkün olmayan, sayısal değerler içermeyen veya numerik olarak sıralanamayan değerlere sahip veri kümelerinde kullanılan bir gruplama yöntemidir. Genelde belli değerlerin öbeklenerek tahmin ve varsayımlar yürütmeyi kolaylaştırdığı hallerde kullanılır. Seçilen değerler için ortak ve yeni bir grup oluşturularak veri kümesindeki tüm kayıtlar bu yeni tanım ile değiştirilir.

  • Örnekleme

Örnekleme yönteminde bütün veri kümesi yerine, kümeden alınan bir alt küme açıklanır veya paylaşılır. Böylelikle bütün veri kümesinin içinde yer aldığı bilinen bir kişinin açıklanan ya da paylaşılan örnek alt küme içinde yer alıp almadığı bilinmediği için kişilere dair isabetli tahmin üretme riski düşürülmüş olur. Örnekleme yapılacak alt kümenin belirlenmesinde basit istatistik metotları kullanılır.

      • Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer düzensizliği sağlayan yöntemlerle yukarıda bahsedilen yöntemlerden farklı olarak; mevcut değerler değiştirilerek veri kümesinin değerlerinde bozulma yaratılır. Bu durumda kayıtların taşıdığı değerler değişmekte olduğundan veri kümesinden elde edilmesi planlanan faydanın doğru hesaplanması gerekmektedir. Veri kümesindeki değerler değişiyor olsa bile toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak hala veriden fayda sağlanmaya devam edilebilir.

  • Mikro Birleştirme

Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Böylece o değişkenin tüm veri kümesi için geçerli olan ortalama değeri de değişmeyecektir.

  • Veri Değiş Tokuşu

Veri değiş tokuşu yöntemi, kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle elde edilen kayıt değişiklikleridir. Bu yöntem temel olarak kategorize edilebilen değişkenler için kullanılmaktadır ve ana fikir değişkenlerin değerlerini bireylere ait kayıtlar arasında değiştirerek veri tabanının dönüştürülmesidir.

  • Gürültü Ekleme

Bu yöntem ile seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkarmalar yapılır. Bu yöntem çoğunlukla sayısal değer içeren veri kümelerinde uygulanır. Bozulma her değerde eşit ölçüde uygulanır.

      • Anonim Hale Getirmeyi Kuvvetlendirici İstatistik Yöntemler

Anonim Hale Getirilmiş veri kümelerinde kayıtlardaki bazı değerlerin tekil senaryolarla bir araya gelmesi sonucunda, kayıtlardaki kişilerin kimliklerinin tespit edilmesi veya Kişisel Verilerine dair varsayımların türetilebilmesi ihtimali ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeple Anonim Hale Getirilmiş veri kümelerinde çeşitli istatistiksel yöntemler kullanılarak veri kümesi içindeki kayıtların tekilliğini minimuma indirerek anonimlik güçlendirilebilmektedir.

Bu yöntemlerdeki temel amaç, anonimliğin bozulması riskini en aza indirerek veri kümesinden sağlanacak faydayı da belli bir seviyede tutabilmektir.

  • K-Anonimlik

K-anonimlik, bir veri kümesindeki belirli alanlarla, birden fazla kişinin tanımlanmasını sağlayarak, belli kombinasyonlarda tekil özellikler gösteren kişilere özgü bilgilerin açığa çıkmasını engellemek için geliştirilmiştir. Bir veri kümesindeki değişkenlerden bazılarının bir araya getirilerek oluşturulan kombinasyonlara ait birden fazla kayıt bulunması halinde, bu kombinasyona denk gelen kişilerin kimliklerinin saptanabilmesi olasılığı azalmaktadır.

  • L-Çeşitlilik

K-anonimliğin eksikleri üzerinden yürütülen çalışmalar ile oluşan L-çeşitlilik yöntemi aynı değişken kombinasyonlarına denk gelen hassas değişkenlerin oluşturduğu çeşitliliği dikkate almaktadır.

  • T-Yakınlık

Kişisel Verilerin, değerlerin kendi içlerinde birbirlerine yakınlık derecelerinin hesaplanması ve veri kümesinin bu yakınlık derecelerine göre alt sınıflara ayrılarak Anonim Hale Getirilmesi sürecine T-yakınlık yöntemi denmektedir

  • SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
    • Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri

Yasal saklama ve İmha sürelerini dolduran fiziksel ve dijital veriler, periyodik olarak İmha edilir. Teknasyon, Kişisel Verileri Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk Periyodik İmha işleminde, Kişisel Verileri Siler, Yok Eder veya Anonim Hale Getirir. Periyodik İmha, tüm Kişisel Veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Periyodik İmha sırasında baz alınacak yasal saklama ve İmha süreleri, Veri Envanteri’nde belirlenmiştir. Teknasyon, Yönetmelik madde 11(4) kapsamında Kurul’un süreleri kısaltması durumunda, yeni sürelere uyum sağlayacağını taahhüt eder.

Silinen, Yok Edilen ve Anonim Hale Getirilen verilere ilişkin işlemlerin diğer hukuki yükümlülüklerden ari en az 3 yıl süre ile saklanır. Teknasyon’un diğer hukuki yükümlülüklerden kaynaklanan Kişisel Veri saklama hakları saklıdır.

    • Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme Süreci

Veri sahiplerinin Teknasyon’a başvurarak kendisine ait Kişisel Verilerin Silinmesini veya Yok Edilmesini talep ettiği durumlarda Teknasyon, Kişisel Verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır.

Kişisel Verileri İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu Kişisel Verileri Siler, Yok Eder veya Anonim Hale Getirir. Teknasyon, Veri Öznesinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve Veri Öznesine bilgi verir.

Kişisel Verileri İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan Kişisel Veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa Veri Sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel Verileri İişleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Teknasyon ilgili Veri Öznesine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını Veri Öznesine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

  • SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALACAK KİŞİLERİN BİLGİLERİ

Teknasyon kendi bünyesinde, işbu Politika ve bu Politika ile ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere Teknasyon Yönetim Kurulu kararı gereğince [Veri Sorumlusu Temsilcisi atamıştır ve/veya Komite kurmuştur]. Bu [Komitenin] görevleri aşağıda belirtilmektedir. 

  • Kişisel Verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları hazırlamak ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak.
  • Kişisel Verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak.
  • Komite önerilerinin ve Komite üye(ler)i tarafından hazırlanan prosedürlerin Yönetim Kurulu’nun onayına sunulması
  • Bilgi İşlem’in desteği ile Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme süreçlerinin işletimek ve gerekli prosedürleri oluşturup, Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak. 
  • KVKK ve KVK Düzenlemeleri uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak.
  • Kişisel Verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Teknasyon içerisinde ve Teknasyon’un iş birliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak.
  • Komite üyeleri tarafından bildiriden KVK Düzenlemeleri ve KVK Politikaları ve Prosedürleri ihlallerine ilişkin süreçlerin takibi ve gerekli mekanizmalar ile aksiyon planlarının oluşturulması ve Yönetim Kurulu’nun onayına sunulması. 
  • Çalışanların Kişisel Verilerin korunması ve Şirket politikaları konusunda eğitilmelerini sağlamak.
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve uygunluğunu sağlamak. 
  • Şirketin Kişisel Veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini Yönetim Kurulu’nun onayını sunmak.
  • Kişisel Verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve gerekli onaylar alınarak icra edilmesini sağlamak.
  • Kişisel Veri sahiplerinin başvurularının etkin şekilde cevaplanması için mekanizmalar kurulması için çalışmalar yapmak ve bunları Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak. 
  • Kişisel Verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Şirket içinde yapılması gerekenler konusunda Yönetim Kurulu’na tavsiyelerde bulunmak. 
  • Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek.
  • Yönetim Kurulu’nun Kişisel Verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.
  • POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

KVK Düzenlemeleri’nde işbu Politika’daki düzenlemeleri etkileyecek bir değişiklik olması yahut [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite’nin] önerisi üzerine Teknasyon tarafından Yönetin Kurulu onayı ile işbu Politika’da değişiklik yapılabilir. KVK Düzenlemeleri ve işbu Politika arasında bir uyumsuzluk olması halinde KVK Düzenlemeleri esas alınır.

Teknasyon, Politika üzerinde yapılan değişiklikleri ve incelenebilecek şekilde güncellenen Politika’yı eposta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal intranet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır. 

  • POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ

Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası’nın işbu versiyonu 09/09/2019 tarihinde Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.